Privacy beleid

HVI (Stichting Haags Vredes Initiatief) is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.

Contactgegevens:

  • Website: https://haagsvredesinitiatief2017.nl
  • HVI heeft als postadres Ankerstraat 22, 2586 RK in Den Haag
  • Tel.: +31 651 75 65 65
  • Marie Anne van Erp is functionaris gegevensbescherming van het HVI. Zij is te bereiken via zwaluwen@xs4all.nl.

Persoonsgegevens die wij verwerken

HVI verwerkt uw persoonsgegevens doordat u gebruik maakt van onze diensten en/of omdat u deze zelf aan ons verstrekt, bijvoorbeeld in het kader van uw vrijwilligersactiviteiten.

Hieronder vindt u een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken:

  • Voor- en achternaam
  • Geslacht
  • Geboortedatum
  • Geboorteplaats
  • Adresgegevens
  • Telefoonnummer
  • E-mailadres 
  • Overige persoonsgegevens die u actief verstrekt bijvoorbeeld door correspondentie en via telefonisch contact.

Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken

Onze website en/of dienst heeft niet de intentie gegevens te verzamelen over websitebezoekers die jonger zijn dan 16 jaar. Tenzij ze toestemming hebben van ouders of voogd. We kunnen echter niet controleren of een bezoeker ouder dan 16 is. Wij raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat er gegevens over kinderen verzameld worden zonder ouderlijke toestemming. Als u er van overtuigd bent dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact met ons op via zwaluwen@xs4all.nl, dan verwijderen wij deze informatie.

Met welk doel en op basis van welke grondslag wij persoonsgegevens verwerken

HVI verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende doelen:

  • Verzenden van onze nieuwsbrief en/of reclamefolder;
  • Om u te kunnen bellen of e-mailen indien dit nodig is om onze dienstverlening uit te kunnen voeren;
  • Om u te informeren over wijzigingen van onze diensten en producten.

HVI verwerkt ook persoonsgegevens als wij hier wettelijk toe verplicht zijn, zoals gegevens die wij nodig hebben voor onze belastingaangifte. 

Geautomatiseerde besluitvorming

HVI neemt niet op basis van geautomatiseerde verwerkingen besluiten over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma’s of -systemen, zonder dat daar een mens (bijvoorbeeld een medewerker van HVI) tussen zit. HVI gebruikt de volgende computerprogramma’s of -systemen:

  • Programma’s van het MS Office pakket (Word, Excel, Powerpoint, OneNote) ten behoeve van de administratie en verantwoordingsverplichtingen van de Stichting en haar activiteiten. Zonder deze administratie kan de Stichting haar doelstellingen niet realiseren. In verantwoordingsrapportages worden alleen geaggregeerde gegevens gebruikt. Individuele  persoonsgegevens worden niet voor andere doeleinden gebruikt dan als hiervoor beschreven.
  • XS4ALL.Mail systeem ten behoeve van communicatie met de cliënten van en belanghebbenden bij HVI.

Hoe lang we persoonsgegevens bewaren

HVI bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld. Al de hiervoor genoemde persoonlijke gegevens worden vernietigd als uw werkzaamheden/deelname aan activiteiten bij HVI zijn geëindigd. Maximaal 3 maanden later zijn uw gegevens vernietigd.

Van alle projecten en activiteiten worden geanonimiseerde gegevens bewaard na afronding van een project/activiteit. Deze gegevens worden gebruikt ten behoeve van verantwoording aan subsidieverstrekkers en overheid(sinstellingen).

Delen van persoonsgegevens met derden

 

HVI verkoopt uw gegevens niet aan derden en verstrekt deze uitsluitend indien dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met u of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Met bedrijven die uw gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een bewerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens.

HVI blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.

Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken

HVI gebruikt alleen technische en functionele cookies. En analytische cookies die geen inbreuk maken op uw privacy. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op uw computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en uw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen. Ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren. U kunt zich afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kunt u ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser verwijderen.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen 

U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heeft u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door het HVIen heeft u het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat u bij ons een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens die wij van u beschikken in een computerbestand naar u of een ander, door u genoemde organisatie, te sturen.

U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van uw persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van uw toestemming of bezwaar op de verwerking van uw persoonsgegevens sturen naar zwaluwen@xs4all.nl.

Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is gedaan, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie uw pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van uw privacy. We reageren zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op uw verzoek.

 

HVI wil u er tevens op wijzen dat u de mogelijkheid heeft om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons.

Hoe wij persoonsgegevens beveiligen

HVI neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op via zwaluwen@xs4all.nl.

HVI bewaart gegevens digitaal en op papier. Privacygevoelige gegevens zijn digitaal opgeborgen op speciaal daarvoor aangewezen computers. De gegevens zijn alleen toegankelijk via een code die slechts bij enkele medewerkers en betrokken vrijwilligers bekend zijn. Persoonsgegevens op papier worden opgeslagen in een afgesloten kast.